V0_bilan_stp.tex

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% Titre
\title{Bilan moral du Festival Mayday \\ 6$^e$ édition - 2024}
\author{Équipe Mayday 2024}
\date{Vendredi 17 et samedi 18 mai 2024}

\makeindex

\begin{document}

\maketitle

\begin{abstract} %Résumé
Le bilan moral de la 6$^e$ édition du festival Mayday 2024 met en lumière les succès et les défis rencontrés lors de la réalisation de cet événement de deux jours. Malgré un contexte financier difficile hérité de l’édition précédente, les organisateurs ont réussi à maintenir un événement d’ampleur grâce à une gestion rigoureuse et à l’anticipation des risques. L’expansion du festival sur deux jours a permis d’accueillir plus d’artistes et de proposer un programme plus riche.\\

L’engagement de plus de 200 bénévoles a été essentiel à la réussite du festival, ils ont réalisé des missions essentielles à la tenue de l'événement. Des améliorations ont été apportées, notamment en matière de restauration avec une offre 100\% végétarienne et une cuisine maison pour les équipes. Le festival a également mis en place une \og Safe zone \fg{} pour garantir la sécurité et le bien-être des festivaliers.\\

Malgré une fréquentation légèrement inférieure aux estimations en raison de la météo, le bilan financier de cette édition est équilibré. La diversification des ressources a permis de compenser les coûts supplémentaires liés à l’extension du festival sur deux jours. \\

Cependant, des défis subsistent, notamment en ce qui concerne la répartition des tâches au sein de l’équipe organisatrice et la gestion de la phase de démontage. Le bilan souligne également l’importance d’une communication renforcée pour mieux faire connaître les dispositifs de prévention et les engagements du festival. Dans l’ensemble, le bilan moral de la 6$^e$ édition du festival Mayday est positif, mettant en évidence la capacité de la nouvelle équipe à relever les défis et à innover pour offrir un événement culturel de qualité, accessible à tous et respectueux de l’environnement.
\end{abstract}

\tableofcontents

\newpage

\section*{Avant-propos}
\addcontentsline{toc}{section}{Avant-propos}

Le Mayday Festival est une manifestation culturelle. Mêlant musique et sensibilisation aux transitions socio-environnementales, ce festival s'articule autour d'objectifs durables et ambitieux :
\begin{itemize}
\item Permettre l’accès à la culture à toutes et tous,
\item Sensibilisation du plus grand nombre aux transitions environnementales et sociétales,
\item Être un laboratoire d’incubation, chef de fil en matière d’événementiel éco-responsable,
\item Mettre en avant des artistes locaux, émergents et étudiants,
\item Faire du campus non plus seulement un lieu de passage et d'étude, mais aussi un lieu de vie que les étudiants s'approprient,
\item Favoriser l’ouverture du monde académique aux arts vivants et vers le territoire métropolitain.\\
\end{itemize}

Dans le but d’être ouvert à plus de public et de permettre le passage de davantage d’artistes, la sixième édition du festival se déroulait sur 2 jours. Cette évolution ambitieuse, mais cohérente avec les objectifs, fera l’objet d’une analyse dans ce rapport. Véritable vitrine et vecteur de l'engagement étudiant sur les campus bordelais, le Mayday est une expérience rassemblant de nombreux partenaires, acteurs du territoire, services publics et étudiants. Plusieurs périodes se sont succédé tout au long de la vie du projet ; ces séquences seront détaillées dans le rapport, avant les bilans et les conclusions tirées de cette édition.\\

Ce bilan moral est l’occasion pour les organisateurs de revenir sur l’édition 2024 du Mayday. Commençant par le déroulement de l'événement en lui-même, nous poursuivrons par une partie dédiée à l'équipe organisatrice, puis par un retour sur les innovations mises en œuvre sur cette édition. Nous proposerons une analyse des points forts et des fragilités permettant de mieux appréhender les évolutions à mettre en place sur les prochaines éditions. Un retour d'expérience par séquence de l'événement (organisation, installation, exploitation, démontage) sera ensuite exposé. Ce bilan sera clôturé par une discussion sur les différents horizons pour le festival Mayday.

\subsection*{Un projet unique}
\addcontentsline{toc}{subsection}{Projet unique}

Le Mayday est un projet unique : il s'agit du plus grand festival gratuit en France et porté par des étudiants, tous issus de différentes formations. Ces bénévoles se réunissent et s'investissent au sein de ce projet pendant une année (de août 2023 pour la préparation de l'édition 2024, à juillet 2024 pour la rédaction du bilan de l’événement). Cet engagement apparaît très fort au regard des autres activités dans lesquelles ces personnes sont impliquées : étude, emploi étudiant, autres mandats associatifs ou représentatifs.\\

\sloppy Le temps investi est cependant sanctionné par l'acquisition de compétences, connaissances et savoir-être importants. À titre d'exemple, ces étudiants développent des compétences de gestion de projet (rétroplanning, mailing, suivi de tâches, …), organisationnelles (nombreuses réunions, suivi de relations avec des partenaires et prestataires) et relationnelles (communication par mail, téléphonique, réunions). C’est aussi une expérience concrète de travail en équipe, où la communication et l'entraide sont primordiales. Enfin, c’est une introduction, parfois même une découverte, au monde professionnel durant laquelle les organisateurs vont travailler avec les établissements partenaires, un grand nombre d'entreprises, d’associations et de collectivités locales.\\

L’engagement bénévole des étudiants et les soft-skills\footnote{Ce sont des aptitudes personnelles et relationnelles qui permettent de mieux interagir avec les autres et de s'adapter à différentes situations. Ils se distinguent des hard skills, qui sont les compétences techniques et les connaissances spécifiques à un métier.} développés lors de l’expérience Mayday sont reconnus et valorisés par les employeurs.\\

Ce festival est un évènement unique. De par son lien avec les universités bordelaises, le CROUS, les collectivités territoriales. Il fait rayonner l'ensemble de ses partenaires au travers de ses valeurs. Il s’agit d’un évènement fédérateur pour toute la communauté universitaire et métropolitaine.

\subsection*{Contexte financier}
\addcontentsline{toc}{subsection}{Contexte financier}

\paragraph*{État de la trésorerie suite au Mayday 2023 (mai - juillet 2023)}
La sixième édition du festival a été réalisée dans un contexte financier difficile pour l’association. En effet, le bilan de l'édition 2023 a fait état d'une gestion financière défaillante, marquée notamment par un déficit de 36 733,11 €. Cette situation met en évidence un manque de maîtrise des dépenses, de contrôle par les organes compétents\footnote{Définit dans les statuts de l'association M-Tech, il s'agit du conseil d'administration et du bureau} et une programmation budgétaire insuffisamment étayée, ne permettant pas d'anticiper certains écueils financiers (plusieurs subventions sollicitées non acquises). Caractérisant notamment le manque de maîtrise des dépenses, le maintien de certains engagements contractuels, malgré leur poids financier et les contraintes techniques croissantes, a contribué à la situation déficitaire.

\paragraph*{Décision prises dans le périmètre trésorerie (septembre - octobre 2023)}
L'association a vu ses liquidités significativement consommées, le passif exigible ne semblant pas excéder l'actif qui serait disponible mensuellement, d'après la programmation établie par les personnes responsables des comptes, une échéance mensuelle des montants dûs a été négociée pour une période de 10 mois.

\paragraph*{Engagements et enjeux pour l'édition du Mayday 2024 (juillet - septembre 2023)}
Il convient donc d'établir que la situation de l'association au moment du lancement du projet \og Mayday 2024 \fg{}  devait être stabilisée par une gestion maîtrisée, contrôlée par les organes compétents et anticipant de potentiels aléas (risques météorologiques, de sécurité ou sanitaires).

\newpage
\section*{Remerciements}
\addcontentsline{toc}{section}{Remerciements}

L’équipe du Mayday tient à remercier chaleureusement toutes les personnes qui ont contribué à la réussite de cette sixième édition. Nous sommes particulièrement reconnaissants envers :
\begin{itemize}
\item Les bénévoles, dont l’engagement et le dévouement sont essentiels au bon déroulement de cet événement. 
\item Les partenaires, dont le soutien financier et matériel a permis de concrétiser les ambitions des organisateurs et d’offrir un festival de qualité, gratuit et accessible à tous.
\item Les services de l’université de Bordeaux, dont l’accompagnement et la collaboration ont été précieux pour la réalisation du festival sur le campus.
\item Le CROUS Bordeaux-Aquitaine, pour son accompagnement, pour le partenariat annuel noué avec l’association, pour son aide précieuse dans la mise en place de la restauration et pour sa participation active à l’événement.
\item Les collectivités territoriales, qui ont soutenu cette initiative et ont permis de renforcer le lien entre l’université et la communauté locale.
\item Les artistes, qui ont partagé leur talent et leur passion avec le public.
\item Les associations, qui ont enrichi le festival par leurs actions et leurs messages de sensibilisation.
\item Les food trucks, qui ont proposé une offre alimentaire végétarienne, variée et de qualité, en accord avec nos valeurs écologiques.
\item Le public, qui a répondu présent malgré la météo capricieuse et qui a contribué à l’ambiance festive et conviviale du festival.\\
\end{itemize}

Elle tient également à remercier tous ceux qui, de près ou de loin, ont apporté leur pierre à l’édifice et ont fait de cette sixième édition un moment inoubliable. L’équipe du Mayday espère vous retrouver encore plus nombreux l’année prochaine pour célébrer la musique et l’engagement étudiant !

\chapter{Déroulement de l'événement}
\section{Vendredi 17 mai}

Le festival a ouvert ses portes à 18h50, avec un retard de 20 minutes dû à un imprévu de dernière minute (déclenchement inopiné de l'alarme incendie dans un bâtiment). Malgré ce contretemps, l'événement s'est déroulé avec succès.\\

Le DJ set de Ekograal a commencé comme prévu à 18h30, mais le public ne pouvant pas entrer sur site, il s'est brièvement arrêté. Le set a ensuite recommencé lorsque le public a pu pénétrer sur le site (18h50), ce qui a créé un retard dans l'enchaînement de la soirée. Un temps entre chaque concert avait été prévu en cas de besoin, mais sa durée n'était pas suffisante pour permettre de rattraper le retard. Un décalage des sets a permis à ce que chaque artiste puisse tout de même jouer. La fin des concerts a eu lieu à 00h10, soit 10 minutes après l’heure initialement prévue.\\

Les deux bars principaux ont fonctionné de manière ininterrompue de 18h50 à 0h et ont servi des bières blondes et blanches de la brasserie LaLune et de la limonade bio de la Maison Meneau. De l’eau était servie gratuitement au niveau d’un troisième bar et dans la Safe-Zone.\\

Sur le volet restauration, 7 food trucks proposant une offre 100\% végétarienne étaient présents. De plus, un stand de pâtisserie végan était tenu par Le Maraudeur : un étudiant qui s'engage au travers de pâtisseries vegans, peu onéreuses et sans allergènes.\\

Plusieurs partenaires du festival étaient venus partager leurs actions lors de cette soirée : 
\begin{itemize}
\item la société Karos, qui gère une plateforme de covoiturage,
\item le CROUS Bordeaux-Aquitaine, qui est venu communiquer sur la finale nationale du tremplin musical pulsations qui avait lieu la semaine suivante.\\
\end{itemize}

Au niveau de l’entrée, des inspections visuelles, palpations et détections de métaux ont permis de prévenir les risques sur le festival. Il n'y a eu aucune évacuation et la protection civile n’a fait qu’une seule prise en charge (crise d'épilepsie, patiente avec historique). Le placement de la safe zone, à l'écart de la foule, a permis qu'elle soit un lieu confidentiel. Des binômes mobiles de bénévoles formés faisaient des rondes sur le reste du site afin de prévenir les problèmes.\\

175 bénévoles ont apporté leur concours lors de cette soirée. À l'issue d'une formation dispensée plus tôt dans le mois, ils ont occupé des postes variés : service au bar, surveillance des issues de secours, aide logistique, distribution des repas, brigade anti-déchets, accueil artistes. Leur arrivée sur site s'est faite au compte goutte, sur toute la journée. Avant l'ouverture, un briefing général a eu lieu. Il a permis de refaire le tour du site et des missions sur lesquelles les bénévoles seront amenés à contribuer. Les retours sur leur expérience ont été particulièrement positifs, à l'exception de certains postes où l'activité menée pouvait être passive. En guise de remerciement, nous offrions 2 consommations/bénévole/jour, les repas ainsi que le T-shirt bénévole Mayday.\\

Une gestion des déchets ambitieuse fût mise en œuvre cette année. Accompagné par des brigades de bénévoles, plusieurs types de déchets avaient été identifiés. Ils ont pu être quantifiés et ces informations sont partagées dans le rapport d'activité de la sixième édition. De plus, une enquête a été menée auprès d'un échantillon de festivaliers. Elle nous a permis de récolter des données très intéressantes pour le pilotage du festival (mode de venue, canal de communication, ...). Ces données traitées sont également disponibles dans le rapport d'activité.\\

L'évacuation du public s'est réalisée sans difficulté, et le site était vide à 0h25. Il n'y a pas eu de formation d'attroupement sur la voie publique grâce au concours des agents TBM et de bénévoles qui ont immédiatement conduit les festivaliers vers les transports en commun. L'interdiction de circulation sur l'esplanade de la bibliothèque sciences et techniques et des voies y menant a permis une gestion optimale des flux.\\

Cette soirée fût cependant teintée par plusieurs petites et courtes averses pendant les concerts. Environ 1000 litres de bières ont été vendues.

\section{Samedi 18 mai}

L'ouverture du festival a eu lieu à 14h15, soit avec un léger décalage de 15 minutes par rapport à l'horaire prévu. Ce retard a entraîné un ajustement mineur du programme, la table ronde étant repoussée. Grâce à une organisation proactive, l'ensemble des activités prévues jusqu'à 18h ont pu se dérouler sans encombre et sous un ciel bleu : table ronde, laboratoire, friperie, jeux, spectacle vivant (en partenariat avec l'IUT Bordeaux Montaigne) et goûter solidaire. Nous avons eu l'honneur d'accueillir Monsieur le Maire de Talence ainsi que le Vice-Président Vie étudiante et Vie de campus de l'Université de Bordeaux.\\

Une forte averse s'est abattue sur le site du festival entre 18h20 et 18h40. La réactivité des équipes et les mesures d'anticipation mises en place ont permis de minimiser les impacts techniques. Les concerts ont été légèrement décalés, mais ce retard a été absorbé en réduisant les temps de battement entre les sets, à l'instar de la veille.\\

L'activité des buvettes a été volontairement réduite de moitié durant l'après-midi, la demande étant moins forte. Cette mesure a permis aux bénévoles de bénéficier de temps libre. Les mêmes food-trucks que la veille étaient présents, avec une fréquentation en légère hausse. Le CROUS Bordeaux-Aquitaine était également présent pour cette deuxième soirée.\\

Près de 200 bénévoles ont apporté leur contribution lors de cette soirée. Le dispositif sécurité/secours/prévention a été renforcé par rapport à la veille. Aucun incident n'a été signalé, et la safe zone a enregistré une fréquentation légèrement supérieure.\\

Le dispositif de gestion des déchets mis en place le vendredi a été amélioré en tenant compte des observations et des besoins constatés.\\

L’enquête auprès des festivaliers a continué toute la journée.\\

L'affluence a été plus importante lors de cette deuxième soirée. L'évacuation du public à la fin des concerts s'est déroulée sans incident, facilitée par la collaboration des agents TBM. Le site a été entièrement libéré à 1h30.

\section{Affluence}
La fréquentation du festival a été mesurée par des bénévoles postés après l'entrée du festival. Deux types de données ont ainsi été récoltées : les pics de fréquentation (un par séquence) et le nombre d'entrées (sans distinction si un même visiteur entre à de multiples reprises). Le tableau suivant présente les pics d'affluence pour chaque séquence :
\begin{table}[h!]
\centering
\begin{tabular}{|c|c|c|}
\hline
Vendredi soir & Samedi après-midi & Samedi soir \\
\hline
4000 & 400 & 8000\\
\hline
\end{tabular}
\caption{Tableau récapitulatif des pics de fréquentation de l'édition 2024 du festival Mayday}
\end{table}

Sur l'ensemble des deux jours, le festival a comptabilisé 17 000 entrées. Un bilan en légère baisse par rapport à l'édition précédente, mais justifié malgré :
\begin{itemize}
\item Conditions météorologiques : Les prévisions incertaines, sur les deux soirs, ont pu dissuader certains participants.
\item Concurrence d'événements similaires : La tenue simultanée du Millésime Festival, ciblant un public qui plébiscite la tête d’affiche du Mayday à La Réole, a pu entraîner une dispersion de l'audience potentielle.
\item Proximité d'un autre événement : Le Mai Talençais, se déroulant à proximité immédiate, a pu attirer une partie du public local.
\item Communication tardive : Le déploiement tardif de la communication, notamment des affiches, a pu limiter la portée de l'information et donc la mobilisation du public.\\
\end{itemize}
L'affluence est restée satisfaisante, témoignant de l'attrait du public pour la programmation  et les animations proposées. Le samedi après-midi, dédié aux activités de sensibilisation et aux spectacles, a attiré un public familial, tandis que la soirée a vu une affluence plus importante, notamment grâce à la réputation grandissante du festival.

\chapter{Équipe organisatrice}

Une équipe motivée et dynamique est l'essence du festival. Cette phrase transmet bien l’état d’esprit du festival.\\

L’équipe organisatrice est composée de 23 étudiants, venant de formations différentes. Ils ont fait le choix de s’investir bénévolement pour ce projet ambitieux et pour des valeurs communes.\\

Il s'agit de la première année où l'équipe chargée de l'organisation est aussi nombreuse. Une organisation répartissant les missions par périmètre thématique a été mise en œuvre. A posteriori, il apparaît que faire évoluer l'organisation pour obtenir une répartition des tâches plus claire, faciliter le suivi et le management de profils néophytes est indiqué.\\

Plusieurs points forts sont à souligner : 
\begin{itemize}
\item engagement fort de l'équipe,
\item motivation et dynamique.\\
\end{itemize}

Cependant des points faibles le sont aussi : 
\begin{itemize}
\item ambiance en réunion durant une partie de l'année,
\item difficulté à mettre en place au cours de l’année une attitude adaptée en fonction des temps\footnote{une attitude de travail en réunion et une attitude pouvant être plus amicale en dehors},
\item une équipe majoritairement néophyte en gestion de projet, en organisation d’événement et en associatif.\\
\end{itemize}

Au-delà des éléments établis, le projet continu à captiver et à motiver l’équipe pour différentes raisons :
\begin{itemize}
\item Valeurs et ambitions : Le projet est perçu comme inspirant, stimulant, favorisant le partage et la transmission,
\item Typologie : Il s'agit d'un événement festif et culturel d'envergure,
\item Engagement : L'engagement des participants s'étend sur une année, impliquant un dépassement de soi, une professionnalisation (voire une découverte de vocation), une prise de responsabilité, l'acquisition de compétences et une expérience unique,
\item Impact de l'événement : L'événement suscite un sentiment d'utilité, une sensibilisation aux enjeux environnementaux, participe à l'éducation populaire et à la médiation scientifique,
\item Équipe : L'esprit d'équipe, le sentiment d'appartenance et la motivation des membres sont des éléments forts de la dynamique du projet.\\
\end{itemize}
Ces différents points soulignent la richesse et la diversité des dimensions du projet, ainsi que son potentiel en termes d'engagement, de développement personnel et d'impact social.

Cette année, l'équipe organisatrice du Mayday 2024 est composée par :

\begin{table}[h!]
\centering
\begin{tabular}{|m{3cm}|m{10cm}|}
\hline
Pôle & Prénom \\ 
 \hline\hline
Transverse & \textbf{Louis Delignac}\\ 
\hline
\multirow{2}{10em}{Sécurité technique prévention} & \textbf{Sacha Duperret} \\ 
& Antoine Philippeau, Ebène Bilé, Maël Avadian, Flavio Arella\\ 
 \hline
 \multirow{2}{5em}{Innovation écologique et sociale} & \textbf{Baptiste Royau} \\ 
& Katarina Montenier, Manon Bénard, Eléa Peynaud, Leelou Cateigbou\\
 \hline
 \multirow{2}{5em}{Trésorerie} & \textbf{Aurélien Gauthier} \\ 
& Victor Lamare\\
 \hline
 \multirow{2}{5em}{Artistes} & \textbf{Leïla Karim} \\
& Lucile Guerin\\
 \hline
\multirow{2}{5em}{Bénévoles} & \textbf{Nabil Es-Selymy} \\ 
& Anessa Diallo\\
 \hline
\multirow{2}{7em}{Communication} & \textbf{Alice Conti} \\ 
& Salma Rabion, Nassim Sellal, Julie Fourneyron\\
 \hline
 \multirow{1}{5em}{Logistique} & \textbf{Arthur Vienot} \\ 
 \hline
 \multirow{1}{5em}{Restauration} & \textbf{Lucas Brouet} \\ 
 \hline
\end{tabular}
\caption{Tableau récapitulatifs des membres organisateurs du Mayday 2024}
\label{tab:team}
\end{table}

\textit{Les responsables de pôle sont identifiés en gras.}

\chapter{Innovations de l'édition 2024}

Le Mayday est un festival étudiant 100\% bénévole. Cet événement met l’accent sur l’expérimentation et l’innovation. En suivant cette démarche, l’édition 2024 a opéré de nombreux changements dans l’organisation du festival en montrant une ambition certaine sur le volet écologique et social.

\section{Pôle innovation écologique et sociale}
Pour ancrer son engagement dans les transitions, le Mayday s’est doté d’un pôle Innovation écologique et sociale (IES). Anciennement pôle village, ces missions sont diverses : veille du respect des valeurs du festival, mise en place des différents temps forts du samedi après-midi, gestion des déchets, calcul du bilan carbone.\\

La création de ce nouveau pôle a été la source de nombreuses nouveautés comme la mise en place d’une Charte générale d’engagements et d’une Charte alimentaire imposant l'alimentation 100\% végétarienne sur le festival.\\

Les temps forts du samedi après-midi ont aussi étés sujets à des innovations, pour la première fois de l’histoire du Mayday, en plus du traditionnel village associatif, une friperie solidaire après une collecte de vêtements de 5 mois, une table ronde avec trois intervenants et une médiatrice, un goûter finançant trois associations et une spectacle vivant animé par des étudiants de la formation Animation Socioculturelle et culturelle de l’IUT Bordeaux Montaigne ont eu lieu.\\

Une attention particulière a été portée sur la gestion des déchets et sur le bilan carbone de l’événement. Nous aurons l’occasion de revenir dessus plus tard dans ce document.\\

Ce nouveau pôle a su répondre à ses missions et a apporté une ambition supplémentaire à l'événement. Il s'est affirmé comme un élément essentiel pour les éditions à venir.

\section{Repas maison pour les équipes et patente pour les food-trucks}
Par ailleurs, une cuisine maison a été mise en place pour les bénévoles, prestataires et organisateurs avec le concours du CROUS. Habituellement, ce sont les food-trucks qui restauraient les bénévoles en échange de leur présence sur le festival et les prestataires étaient nourris aux frais de l’association. Cette année les food-trucks payaient un prix fixe pour la location d'un emplacement. Ce changement a permis d’apporter des ressources supplémentaires au festival. Pour des raisons techniques (notamment la gestion de multiples demandes et régimes spécifiques), cette innovation n'a pas pu être mise en place pour les artistes.\\

Il a été constaté que la charge de travail liée à la préparation des repas pour 200 bénévoles est immense. Il semble nécessaire de reconsidérer son organisation afin de soulager les organisateurs et les bénévoles chargés de cette mission. Aussi, il se trouve que le nombre de festivaliers se restaurant auprès des food-trucks ait été inférieur aux prévisions.

\section{Déplacement des loges}
Pendant plusieurs éditions, les loges du festival ont été positionnées au rez-de-chaussée du bâtiment A21. Cet emplacement rendait l'accès à la scène difficile, obligeant à sortir du périmètre de sécurité ou à traverser la foule. Pour cela les loges ont été déplacées au 1er étage du bâtiment A22.\\

Plusieurs contraintes de logistique (canapés, réfrigérateurs), de partage des espaces avec les activités d'enseignement et de sécurité ont pu être anticipés grâce à une planification minutieuse et aux conseils de la direction sécurité-sûreté de l'université de Bordeaux.\\

D’après les retours des équipes et des artistes, cette évolution est à conserver.

\section{Safe zone}
Une \og Safe zone \fg{} a été aménagée pendant toute la durée du festival, offrant un lieu d'accueil à l'écart de l'affluence pour toute personne en ressentant le besoin. Une équipe de bénévoles, formés à la prévention des VSS\footnote{violences sexistes et sexuelles} et informés des dispositifs que de potentielles victimes pouvaient solliciter, était en liaison permanente avec la protection civile de Talence. Le poste de secours était situé à proximité immédiate, et des patrouilles mobiles assuraient une surveillance continue de l'ensemble du site.\\

Plusieurs points d’amélioration ont émergé : l’espace était très grand et dans la pénombre malgré un léger éclairage, ne facilitant pas l’instauration d’une ambiance favorable à l’expression des émotions et où chacun se sent à l’aise.

\section{Passage à 2 jours de festival}

\paragraph{Objectifs du passage à 2 jours}
Mêlant plusieurs objectifs, le passage à 2 jours de festival a concouru à : 
\begin{itemize}
\item Développer le festival,
\item Rationaliser le temps d'installation avec la durée d'exploitation,
\item Ouvrir les scènes du Mayday à un nombre plus élevé d'artistes, toujours dans la dynamique de permettre l’accès à la culture à tous.
\end{itemize}

\paragraph{Analyse de l'impact de cette évolution}
\subparagraph{Plan humain}
A posteriori, plusieurs éléments permettent de questionner cette augmentation de voilure. En effet, sur le plan humain il apparaît que la charge de travail n'est pas proportionnellement supérieure, mais augmente de manière conséquente. Elle se répartit comme tel : 
\begin{itemize}
\item \textbf{Organisation} : charge supplémentaire sur la programmation artistique, la gestion logistique (booking hôtel, coordination repas, backline) et administrative (contrats, déclarations),
\item \textbf{Gestion jours J} : davantage de déplacements et de facteurs à concilier.
\end{itemize}

\subparagraph{Plan financier}
Dans la continuité, sur le plan financier :
\begin{itemize}
\item Nous constatons que l'évolution du coût entre la charge additionnelle relative à l'immobilisation du matériel et le temps de travail (doublé) des techniciens des éditions 2023 et 2024 est de l'ordre de x$1,5$\footnote{Nous observons que le chiffre ne semble pas proportionnel à l'augmentation du temps de travail, mais il s'explique par un coût d'immobilisation moins élevé} sur les périmètres son \& lumière, scène et backline. Il est important de noter que le niveau de rémunération des techniciens intervenant a été maintenu. Cela correspond à nos estimations.
\item La présence d'agents de sécurité privée a augmenté proportionnellement au nombre d'agents et au temps passé sur site. Cette donnée est en accord avec nos projections.
\item La programmation budgétaire de l'édition 2024 allouait 25 000 € pour payer les artistes de cette édition. Cette augmentation n'est pas proportionnelle à l'évolution du nombre de groupes\footnote{23 589 € dépensés en 2023}, elle correspond à 5 \%. Effectivement 25 749 € ont été consommés, soit 2\% de dépassement.
\item Sur le plan des recettes, les projections de bénéfices relatifs aux ventes de la buvette de concours avec l'augmentation de plusieurs subventions publiques avaient pour vocation de compenser le coût de cette soirée supplémentaire.\\
\end{itemize}
Le bilan financier de cette édition fait état d'un \textbf{équilibre entre les recettes et les dépenses}. \textbf{L'augmentation à 2 jours de festival n'a pas eu d'impact délétère}. Une partie ultérieure du rapport est dédiée à l'analyse du budget de cette édition.

\subparagraph{Installation}
Le bon déroulement de cette soirée additionnelle a nécessité une installation anticipée de l'ensemble du matériel. Ainsi, à la place de commencer usuellement à J-3 ou J-4, les premières installations et réceptions de matériels ont eu lieu à J-7. Par ailleurs, le festival ayant normalement lieu le samedi, le campus n'était pas occupé. Pour cette édition, l’adaptation a été de rigueur pour ne pas gêner les activités universitaires, particulièrement le vendredi matin avec les balances. Cette adaptation a largement été accompagnée par l'université de Bordeaux\footnote{notamment par le service scolarité du collège sciences et technologies (cours déplacés dans d'autres bâtiments), le bureau de la vie étudiante du campus de Talence et la direction des services à l'occupant Peixotto-Bordes}.

\section{Buvette}
Un changement notable a également pris place derrière dans les buvettes. En effet, depuis plusieurs années le Mayday travaillait avec une brasserie située à 40 km du festival. Avec cette évolution, notre nouveau partenaire se situe directement à Bordeaux (à 5 km des scènes) et ses engagements sont davantage en symbiose avec le festival. De plus, 2 types de bières étaient proposées : blonde et blanche. Comme sur les éditions précédentes, de la limonade artisanale de la Maison Meneau était servie.\\

\section{Pilotage en coordination avec les partenaires}
Poursuivant un idéal de co-construction, les organisateurs ont régulièrement rencontré plusieurs partenaires\footnote{université de Bordeaux, CROUS Bordeaux-Aquitaine, Mairie de Talence et Talence événements} pour évoquer les évolutions du festival et des pistes d’amélioration. Ce travail a vocation à être poursuivi et accentué pour les prochaines éditions.

\section{Améliorations}
Cette édition s'est particulièrement distinguée en dépassant plusieurs records établis sur les 5 premières éditions du festival. En effet, le nombre de partenaires du festival, le nombre de bénévoles impliqués les Jours J et dans l'organisation en amont ont été nettement supérieurs. Toujours dans la dynamique d'offrir la possibilité au plus grand nombre d'artistes, notamment émergeant, de se produire sur les scènes du Mayday et permettre un accès gratuit aux arts, le nombre de groupes accueillis a été doublé.\\

En 2024, 84 structures partenaires ont été recensées :
\begin{itemize}
\item 28 associations,
\item 34 entreprises,
\item 3 institutions\footnote{université de Bordeaux, université Bordeaux Montaigne, CROUS Bordeaux-Aquitaine},
\item 11 services universitaires\footnote{Somme pour les 2 universités bordelaises},
\item 5 collectivités,
\item 1 service départemental,
\item 2 services déconcentrés.\\
\end{itemize}

Il semble aussi important de souligner les horizons esquissés avec le pôle patrimoine et environnement de l'université de Bordeaux : l'évolution des installations électriques sur le campus permettrait de réduire plus encore le coût environnemental et pécuniaire du festival.

\chapter{Retour d'expérience}

\section{Phase d'organisation (août 2023 - mai 2024)}

Après l’édition 2023, un turnover important a été observé au sein de l'équipe Mayday. En effet, de nombreux organisateurs ont quitté le projet après avoir terminé leurs études, tandis qu'une autre partie n'a pas souhaité reprendre suite aux problèmes organisationnels rencontrés. Finalement, seules trois personnes sont restées impliquées dans le projet pour le Mayday 2024.\\

Ces départs ont eu un fort impact sur le recrutement, la formation et la passation de la nouvelle équipe.

\subsection{Recrutement}
Le recrutement a démarré dès le mois de juin et a duré tout au long de l’année, certains postes ayant été pourvu en mars. Il s'est organisé via plusieurs canaux :
\begin{itemize}
\item Réseau proche,
\item Annonce en ligne.
\end{itemize}

\subsubsection{Réseau proche}
Au travers d'expériences passées, les dirigeants nouvellement en poste avaient pu interagir avec d'autres étudiants. De nombreux profils ont été identifiés, cependant l'ampleur du projet, l'investissement nécessaire  et le contexte relatif à l'association ont été des facteurs limitant.

\subsubsection{Annonce en ligne}
Un appel à candidature a été lancé en septembre 2023 sur les comptes Instagram et Linkedin du Mayday pour le recrutement de l’équipe du pôle IES\footnote{innovations écologiques et sociales}.

\subsection{Formation et Passation}

La nouvelle équipe était principalement composée de novices dans l’organisation du Mayday, en organisation d’événement et en association.\\

Cependant les formations ont été très sommaires, les fiches de postes étaient incomplètes et donnaient des indications superficielles sur les missions de chacun. Les outils de gestion de projet ont été maîtrisés au cours de l’année. De même la passation a été inégale entre les postes, seule une partie des organisateurs ont reçu un retour d’expérience de leurs prédécesseurs.\\

Cela est dû à plusieurs raisons : l’absence d’une partie de l’ancienne équipe, dont l’expérience et les conseils ont parfois pu manquer. Mais aussi à cause de l’échéance de la commission FSDIE centrale de l’université de Bordeaux, a obligé à l’équipe organisatrice à prioriser le montage du projet en à peine plus d’un mois, en début négligeant la formation et les activités de cohésion. Aussi, un temps de formation mutualisé avec les autres équipes de l’association et organisé par le bureau était prévu, il n’a finalement pas eu lieu.\\

Il est important que pour les éditions futures soit mis en place d’un véritable processus de recrutement :
\begin{itemize}
\item Appel à candidature, avec des fiches de postes claires et complètes et une sélection rigoureuse des candidats,
\item Formation, sur le festival, sur la gestion de projet et le fonctionnement de l’association,
\item Passation, avec le transfert d’information et les conseils des anciennes équipes.\\
\end{itemize}
Ce processus doit bénéficier du temps nécessaire à ce que chaque étape soit respectée et doit être accompagné par des temps de cohésion afin de pouvoir aborder l’organisation sereinement.

\subsection{Pôles}
\subsubsection{Enjeux}
La répartition des tâches d'organisation du festival s'est construite selon plusieurs enjeux :
\begin{itemize}
\item Coordination du projet,
\item Sécurisation de l'événement,
\item Déclarations administratives,
\item Programmation artistique,
\item Matériel,
\item Électricité,
\item Sensibilisation,
\item Prévention,
\item Bilan carbone,
\item Communication,
\item Partenariats,
\item Gestion des bénévoles,
\item Gestion financière,
\item Restauration des équipes,
\item Restauration des festivaliers. \\
\end{itemize}

\subsubsection{Version finale}
Pour répondre aux besoins énoncés précédemment, une organisation en pôles thématiques a été mise en place. En voici une liste (ordre alphabétique) : 
\begin{itemize}
\item Artistes
\item Bar
\item Bénévoles
\item Communication
\item Innovation écologique et sociale
\item Logistique
\item Partenariats
\item Presse
\item Restauration
\item Sécurité technique prévention
\item Transverse
\item Trésorerie
\end{itemize}

Le tableau \ref{tab:team} en présente les membres.

\subsection{Montage du projet}

L’organisation du Mayday est définie de manière très succincte dans les statuts de l’association M-Tech et n’est soumise à aucun Règlement Intérieur. Ce manque de cadrage a obligé l’équipe à développer ses propres règles de fonctionnement au fil de l’année. Il apparaît nécessaire, pour les éditions futures et en amont de l’organisation, d’établir un fonctionnement commun et connu de tous.

\subsubsection{Suivi de l'avancement}
L'ensemble du montage du projet nécessitait des échanges entre les organisateurs. Ces échanges avaient principalement lieu sur un serveur Discord ou par mail.\\

Un rétro-planning initial a été établi en début d'année, mais son suivi s'est avéré incomplet et le document lacunaire. De plus, certains pôles ont maintenu des plannings indépendants, ce qui a engendré un manque de contrôle global sur les délais. Cette situation a conduit à l'annulation de plusieurs projets annexes en raison de retards et de non-respect des échéances.\\

Pour faciliter le suivi, des réunions hebdomadaires ont été observées tout au long de l’année.

\subsubsection{Réunions hebdomadaires}
Afin de garantir une communication transversale efficace et une prise de décision démocratique au sein de l'équipe, des réunions hebdomadaires ont été instaurées. Les membres de chaque pôle faisaient remonter l’avancement de leurs missions à leur responsable qui le fait remonter au Directeur Général. Ce dernier préparait ensuite l’ordre du jour en fonction des retours.\\

Ces réunions, chaque mardi de 18h30 à 22h, avaient pour objectif de :
\begin{itemize}
\item Informer l'ensemble des collaborateurs et la direction sur l'avancement du projet,
\item Permettre un débat entre les membres de l’équipe
\item Organiser des votes démocratiques sur les décisions à prendre.\\
\end{itemize}

Cependant, il apparaît que le déroulement et l’efficacité des réunions n’a pas toujours été optimal.\\

Ce constat se fonde sur plusieurs observations récurrentes :
\begin{itemize}
\item Un manque de cohésion et de collaboration était palpable au sein de l'équipe durant le premier semestre, entravant une dynamique de travail constructive,
\item Des conflits et attaques personnelles fréquents entre participants créent un climat néfaste à la communication et à l'échange,
\item Le déroulement des réunions parfois perçu comme peu intéressant ou n'engage que faiblement les équipes, limitant leur implication,
\item Le format des réunions, inadapté malgré l’expérimentation de différents formats, et leur durée excessive contribuent à la lassitude et au désintérêt des participants.
\end{itemize}

\paragraph{Expérimentations de formats}
Différents formats de réunions ont été testés pour tenter de remédier à ces problèmes :
\begin{itemize}
\item Réunions plénières avec un ordre du jour préparé par le régisseur général,
\item Réunions plénières suivies d'un temps de travail en petit groupe,
\item Réunions plénières avec un ordre du jour élaboré par le régisseur général à partir des remontées des pôles, suivi d'un temps de travail en petit groupe.\\
\end{itemize}
Malgré ces ajustements, les difficultés persistent. Il est impératif de repenser le format des réunions, les sujets abordés et l'objectif même de ces rencontres pour les rendre plus efficaces et bénéfiques pour l'ensemble des participants.

\subsection{Développement de l'image du festival}
Le développement de l'image du festival est un enjeu permanent. Le lancement de la communication sur Facebook Instagram en février a permis de créer une anticipation et de susciter l'intérêt du public. Parallèlement, des partenariats stratégiques ont été noués avec des acteurs locaux et régionaux, renforçant ainsi la visibilité, l’ancrage et la crédibilité du festival. Enfin, la participation à des événements annexes, proposée notamment par le CROUS Bordeaux-Aquitaine\footnote{tenue de la buvette à plusieurs occasions : DJ set, Crous en scène, Tremplin Pulsations} a offert des opportunités supplémentaires de promouvoir le festival auprès de nouvelles audiences et de consolider son image dans le paysage culturel local.\\

Au jour le jour, l’avancement du projet et les participations des organisateurs à d’autres événements, réceptions et remise de prix étaient partagés sur les réseaux sociaux et professionnels (Facebook, Instagram et Linkedin).

\section{Phase d'installation (13 - 17 mai 2024)}

\subsection{Livraisons}

Du vendredi 10 mai au vendredi 17 mai, le festival fut mis en place. Plusieurs installations lourdes étaient nécessaires. Elles regroupent notamment les livraisons pour : 
\begin{itemize}
\item les scènes,
\item les buvettes,
\item la technique (son et lumière),
\item les toilettes sèches, 
\item les barrières et la signalétique,
\item et d'autres matériel.
\end{itemize}

\paragraph{Méthodologie}

L'ensemble des arrivées de matériel étaient enregistrées dans un tableau de suivi. Cela permettait que les véhicules soient systématiquement accueillis par un binôme, chargé d'ouvrir (ou de demander l'ouverture, le cas échéant) la voie au véhicule, le guider à l'emplacement prévu et prévenir aux accidents (notamment avec les piétons et les cyclistes).

\subsection{Opérations}

\paragraph{Signalétique}

Afin de prévenir les usagers et voisins du festival, les équipes du festival ont procédé à une campagne d'affichage et de dépose de flyers dans les boîtes aux lettres des riverains. Par ailleurs, l'affichage des arrêtés et de panneaux d'information sur les parkings ayant été réalisés en amont, la fermeture des parkings fût aisée. Un affichage dédié aux personnes se déplaçant sur le campus (incluant notamment un itinéraire accessible aux personnes à mobilité réduite) avait été prévu, mais sa mise en place a été trop tardive et parfois trop peu visible. Il apparaît, pour les éditions suivantes, qu'un affichage la semaine précédente peut permettre de répondre aux problématiques d'information des usagers et de charge de travail des bénévoles durant l'installation. Grâce au concours du pôle patrimoine et environnement, un mail d'information avait été diffusé à la communauté universitaire (étudiants et personnels) du campus.

\paragraph{Sécurité}

Plusieurs enjeux de sécurité coexistaient durant les temps d'installation et de mise en place du festival : 
\begin{itemize}
\item Sécurisation des livraisons,
\item Protection des usagers du campus,
\item Stockage du matériel (nuit et intempéries).\\
\end{itemize}

Le festival se déroulant sur le campus universitaire de sciences durant une période d'activité, l'organisation du festival devait s'adapter : 
\begin{itemize}
\item Niveau de bruit faible pendant les horaires d'enseignements ainsi que la nuit (voisinage),
\item Maintenir les accès et signaler les déviations, notamment PMR et vélo, entre les différents bâtiments et pour traverser le campus,
\item Partager les espaces intérieurs avec les utilisateurs habituels (services, enseignants, associations étudiantes, ...).\\
\end{itemize}

Pour cela, un étalement de l'installation a été mis en place. Habituellement commençant au milieu de la semaine, les livraisons ont commencé dès le vendredi précédent. Cela permettait particulièrement de mieux gérer les flux d'usagers du campus.\\

Par ailleurs, le soutien de l'université de Bordeaux au travers de son service scolarité du Collège Sciences et Technologies était ici primordial. Il a permis le déplacement de nombreux enseignements à distance des espaces "à risque de nuisance" vers des lieux plus calme, à proximité.\\

Un arrêté du président de l'université de Bordeaux prévoyait, dès le début de la semaine d'installation, la fermeture de plusieurs axes de circulation (piéton, vélo et VL). Cela permettait de :
\begin{itemize}
\item Mettre en place un barriérage de sécurité autour du site (installation progressive suivant l'installation),
\item Ouvrir des voies d'accès sécurisée depuis et vers les bâtiments ainsi que les sorties du campus,
\item Faciliter la sécurisation des livraisons, dont les manœuvres pouvaient avoir lieu dans un environnement contrôlé,
\item Concourir à la réussite du travail des agents de sécurité en mission de gardiennage de nuit.\\
\end{itemize}

\subsection{Bénévoles}

Plusieurs périodes de présence de volontaires bénévoles avaient été identifiées en amont (appel à bénévoles en janvier 2024). Soutien très important au bon déroulement des opérations d'installation, plusieurs points ressortent cependant : 
\begin{itemize}
\item Disponibilités des organisateurs limitées durant la semaine,
\item Périodes pré-identifiées qui ne correspondent pas nécessairement au besoin réel, nécessité de flexibilité à J-7 de l'événement (en fonction de livraisons dont la temporalité évoluerait indépendamment de la volonté des organisateurs).
\end{itemize}

\section{Phase d'exploitation (17 - 18 mai 2024)}

L'utilisation de talkies-walkies a grandement facilité la communication entre les différentes équipes, permettant une coordination efficace en temps réel. Il est cependant à relever que ce mode de communication n’a pas été utilisé de manière optimale. Une formation approfondie et une locution correcte pourraient permettre d’en faire un meilleur usage.\\


Le débit sortant du bar à eau étant trop faible pour suivre le rythme des arrivées, notamment aux moments de pics, il apparaît qu’un renforcement est nécessaire sur cette partie.\\

La mise à disposition de salles au rez-de-chaussée du A21 pour la logistique a permis de fluidifier les opérations en dehors des horaires d'ouverture du festival. Une installation optimale pourrait se faire avec un espace dédié, sécurisé et protégé en dehors des bâtiments.\\

L'accessibilité pour les personnes à mobilité réduite (PMR) a été globalement satisfaisante. Plusieurs PMR ont été accueilli sur le festival. Mais des améliorations sont encore possibles.\\

Un incident de gazage à l'entrée a été rapidement géré, bien qu'il soulève des questions concernant la collaboration avec la société d'agents de sécurité.\\

Les toilettes sèches ont bien fonctionné, à l'exception de temps d’attente un peu élevés dans les moments de forte affluence. Ces temps ont été largement diminués par rapport à ceux de l’édition 2023.\\

La safe zone, bien que spacieuse, n'a pas été pleinement utilisée, peut-être en raison de son emplacement isolé et de son manque d'éclairage.\\

Un artiste a rencontré un problème technique avec le matériel loué (backline) par le festival. Les autres artistes utilisant le même matériel n’ont pas rencontré ce problème.\\

Le bar a fonctionné sans encombre, mais la fréquentation et les ventes ont été inférieures aux prévisions. Plusieurs raisons ont été identifiées : météo, contexte économique, prix des consommations.\\

Les repas végétariens et faits maison pour les équipes du festival (hors artistes) ont été très appréciés, mais leur préparation a représenté une charge de travail considérable, remettant en question leur pérennité sous cette forme.\\

Le retour du voisinage a été globalement positif, mais des améliorations sont envisageables, notamment en matière de communication et de gestion du bruit (orientation des scènes).\\

Il est important de souligner que certaines décisions importantes ont dû être prises rapidement et sans consultation démocratique. Ces éléments méritent d’être étudiés, concernant notamment la répartition des responsabilités et leur impact juridique.

\subparagraph{Partenariat pour la mobilité des festivaliers}
S'inscrivant dans une dynamique de diminution de l'empreinte carbone, le festival a reçu conseil de l'institut des transitions de l'université de Bordeaux. Il a été porté à la connaissance des organisateurs que nouer un partenariat avec Karos (société qui anime une plateforme de covoiturage) apparaît avec un double intérêt : favoriser la venue des festivaliers avec une mobilité plus respectueuse de l'environnement et apporter des recettes supplémentaires. La société a été présente pendant le festival, mais a connu peu de succès.\\

A posteriori de l'événement, il ressort une forte difficulté pour avoir des réponses de la part des interlocuteurs habituels des organisateurs. Au 19 juillet, aucun bilan de ce partenariat n'a pu être établi malgré de nombreuses relances de la part des organisateurs du festival.

\section{Phase de démontage (19 mai - juin 2024)}

Particulièrement orienté sur la mise en place du festival et son bon déroulement, les organisateurs ont manqué de préparation pour la phase de démontage. Un planning théorique avait été préparé, mais n'a pas été mis à jour ni suivi.\\

Dans la même temporalité, les organisateurs n'ayant pas bénéficié d'un repos suffisant durant l'organisation et la tenue du festival\footnote{une moyenne de 5h de repos par période de 24h, sur les 7 jours précédents a été observée}, une faible productivité a été relevée. Une meilleur répartition des tâches et un planning mieux préparé pourront permettre un repos aux organisateurs les plus sollicités.\\

Ces éléments ont causé du retard dans la désinstallation et le rangement du festival qui ont dû continuer pendant les périodes d’utilisation du campus.\\

Le bureau de la vie étudiante a particulièrement accompagné les organisateurs durant cette phase, notamment en participant activement au rangement, retour de matériel et à la réorganisation des espaces de stockages alloués au festival.\\

Cette phase doit être un des éléments prioritaires à améliorer pour les éditions suivantes.

\chapter{Analyse financière}

\section{Aperçu global}
\begin{itemize}
\item Total des dépenses : 150 452,50 €
\item Total des recettes : 150 043,28 €
\item \textbf{Delta\footnote{différence numéraire en dépenses et recettes} : - 546,38 €} (- 0,36\%)
\end{itemize}

\section{Ventilation des dépenses}
\begin{itemize}
\item Création et technique : 77,37 \% (principalement scènes, technique, artistes)
\item Déplacements, restauration : 20,21 \%
\item Communication : 2,41 \%
\end{itemize}

\section{Ventilation des recettes}
\begin{itemize}
\item Partenaires public (subventions, appels à projet) : 60,78 \%
\item Association (fonds propres, recettes bar et événements annexes) : 34 \%
\item Locations d'espaces de vente alimentaire (food-trucks) : 3,5 \%
\item Partenaires privés : 1,5 \%
\end{itemize}
\textit{Les pourcentages sont arrondis au dixième.}

Plusieurs types d'enveloppes peuvent se distinguer : 
\begin{itemize}
\item Financement par l'université de Bordeaux : 70 944,60 € 
\item Financement sur enveloppe CVEC\footnote{incluant le financement via les commissions du FSDIE} : 69 500 €
\item Financement par de l'argent public\footnote{incluant les financements sus-mentionnés} : 91 444,60 € (60.78 \% des recettes)
\end{itemize}

\section{Comparaison du budget entre la 5$^e$ et la 6$^e$ édition}
\subsection{Montant global}
\begin{itemize}
\item Budget réel 2023 : 179 873,87 €, déficit de 36 733,11 € (20,42 \%)
\item Budget réel 2024 : 150 627,40 €, pas de déficit
\item Écart : - 29 246,47 € (soit une diminution de 19,42 \%)
\end{itemize}

\subsection{Analyse par catégorie}
\begin{table}[h!]
\centering
\begin{threeparttable}
\begin{tabular}{|c|c|c|c|c|}
\hline
Catégorie des dépenses & Budget réel 2023 & Budget réel 2024 & Écart & Variation (\%) \\
\hline
Création et technique & 113 323,51 € & 116 412,04 € & + 3 088,53 € & + 2,73 \% \\
Déplacements, restauration & 26 963,06 € & 30 410,70 € & + 3 447,64 € & + 12,79 \% \\
Communication & 30 311,18 €\tnote{a} & 3 629,76 € & - 26 681,42 € & - 88,03 \% \\
Soutien complémentaire\tnote{b} & 9 276,12 € & 0 € & - 9 276,12 & - 100 \%\\
\hline
Total & 179 873.87 € & 150 452,50 € & - 29 421,37 € & - 16,36 \%\\
\hline
\hline
Déficit & 36 733,11 € & 546,38 € & - 36 186,73 € & - 98,51 \%\\
\hline
\end{tabular}
\caption{Tableau comparatif des budgets 2023 et 2024 du festival Mayday}
\begin{tablenotes}
   \item[a] Dont 12 093,76 € pour le feu d'artifice
   \item[a] Soutien exceptionnel par l'université de Bordeaux (surcout afférent à la sécurité)
\end{tablenotes}
\end{threeparttable}
\end{table}

\subsection{Observations}
\begin{itemize}
\item Les dépenses liées à la création et technique ont été légèrement supérieure au budget de 2023, cela s'explique par le passage à 2 jours de festival et le contexte inflationniste actuel.
\item Les dépenses liées aux déplacements et à la restauration ont été nettement supérieures au budget de 2023, cela correspond aux changements opérés sur la restauration\footnote{Des précisions sont exposées dans la partie \og Innovations de l'édition 2024 \fg{}}.
\item Les dépenses liées à la communication ont été largement inférieures au budget prévu en 2023, en effet la démarche de limitation d'impressions, le changement de prestataire et le fait de ne pas reprogrammer de feu d'artifice ont permis de diminuer dramatiquement ce poste de dépense.\\
\end{itemize}

Le budget 2024 est globalement plus restreint que celui de 2023, avec une baisse significative des dépenses de communication, compensée en partie par une augmentation des dépenses liées aux déplacements et à la restauration (elles-même conséquentes au passage à 2 jours de festival).

\section{Analyse}
\begin{itemize}
\item \textbf{Budget équilibré} : Le budget fait état de dépenses et de recettes quasiment égales, ce qui est encourageant après l'édition 2023.
\item \textbf{Forte dépendance aux subventions} : 60,80 \% des recettes proviennent de fonds publics (FSDIE, UB, partenaires publics), ce qui peut représenter un risque si ces financements ne sont pas confirmés ou maintenus.
\item \textbf{Coûts de création et technique élevés} : Ces coûts représentent une part importante du budget. Il pourrait être intéressant d'analyser si des économies sont possibles sur ces postes.
\item \textbf{Recettes des buvettes non négligeables} : Les recettes provenant de la vente (bières et limonade) sont importantes et contribuent à l'équilibre du budget (32,23 \%). C'est une variable très volatile et dépendante des aléas (climatiques, sanitaires) et à l'affluence.
\end{itemize}

\section{Recommandations}
\begin{itemize}
\item Diversifier les sources de financement : Réduire la dépendance aux subventions publiques en cherchant d'autres partenaires privés ou en augmentant les recettes propres (par exemple, en développant une activité de conseil ou en organisant des activités payantes),
\item Négocier les coûts de création et technique : Installer une scène principale et une scène annexe dédiée à des DJ sets,
\item Optimiser la communication : Une communication efficace pourrait aider à attirer plus de participants et donc potentiellement augmenter les recettes ou la réputation du festival\footnote{pouvant attirer davantage de financements}.
\end{itemize}

\section{Conclusion de l'analyse financière}
Le budget est quasiment à l'équilibre, avec un déficit marginal de 0,3 \%, mais présente des risques liés à la dépendance aux subventions publiques et aux fortes variations que peuvent connaître les recettes de la buvette. En diversifiant les sources de financement et en optimisant certains coûts, il serait possible de renforcer la solidité financière de l'événement.

\chapter*{Conclusion}
\addcontentsline{toc}{chapter}{Conclusion}

Le bilan de cette sixième édition du festival Mayday est globalement positif.\\

L’équipe organisatrice a su relever le défi de la transition vers un festival de deux jours, tout en maintenant un budget équilibré et en proposant une programmation riche et variée.\\

Les innovations mises en place, notamment en matière de restauration et de sensibilisation aux enjeux environnementaux et sociaux, ont été saluées.\\

L’engagement des bénévoles et le soutien des partenaires ont été essentiels à la réussite de l’événement. L'évolution de leur nombre caractérise la renommée grandissante du festival.\\ 

Cependant, des défis subsistent, notamment en ce qui concerne la répartition des tâches au sein de l’équipe, la gestion de la phase de démontage et la communication autour des dispositifs de prévention et des engagements du festival. Ces points devront être améliorés pour les prochaines éditions. Par exemple en revoyant la structure du projet.\\

Malgré ces défis, le festival Mayday continue de s’affirmer comme un événement majeur de la vie étudiante et culturelle bordelaise, porteur de valeurs d’ouverture, de partage et de responsabilité.\\

L’équipe organisatrice est déterminée à poursuivre ses efforts pour faire de Mayday un festival toujours plus innovant, inclusif et respectueux de l’environnement.

%\chapter*{Annexes}
%\addcontentsline{toc}{chapter}{Annexes}
\listoftables

\end{document}